Meskipun perubahan bisa jadi hal yang tidak disukai, hal itu seringkali diperlukan dan dapat membawa hasil yang positif jika mendapatkan perhatian yang baik. Dalam hal perubahan organisasi, seperti migrasi dari satu learning management system (LMS) ke yang lain, institusi harus membangun strategi perubahan agar memiliki peluang sukses dalam penerapannya senakin terbuka. Strategi perubahan yang efektif harus mencakup rencana komunikasi yang jelas, dukungan dari fakultas, dan keterlibatan pemangku kepentingan sejak awal. Dari sudut pandang praktis, berikut tiga tips cepat untuk mengelola perubahan saat bermigrasi ke sistem LMS baru:
1. Komunikasikan Strategi & Pesan yang Jelas
Selaraskan alasan perubahan dengan rencana strategis kelembagaan dan pastikan semua pemangku kepentingan memiliki pesan yang sama. Orang perlu memahami alasan di balik perubahan agar mereka merasa terlibat. Begitu mereka memahami "mengapa", semua orang kemungkinan besar akan berkontribusi untuk membuat transisi menjadi proses yang mudah.
2. Libatkan Pemangku Kepentingan Utama Sejak Awal
Penting untuk melibatkan semua pemangku kepentingan saat memiliki rencana perubahan. Ini dapat mencakup kelompok-kelompok seperti pengurus, perkumpulan mahasiswa, layanan dukungan mahasiswa, pengembangan fakultas/sumber daya manusia, layanan instansi dan lain sebagainya. Ingatlah untuk tetap bersikap inklusif dengan siapa yang Anda undang ke pertemuan terkait migrasi LMS. Seringkali orang yang merasa dikucilkan dari keputusan menjadi enggan untuk terlibat. Sebaliknya, jika Anda mengajak mereka terlibat sedini mungkin.
3. Mengembangkan Model Dukungan Fakultas
Perpindahan dari satu LMS ke LMS lain merupakan peluang besar untuk merombak dukungan fakultas. Biasanya, sesi pelatihan kelompok tidak cukup. Coba tawarkan layanan di mana fakultas dapat mengakses dukungan saat mereka membutuhkannya. Untuk pelajar yang lebih otonom, tutorial dan dokumentasi tertulis bisa sangat berharga. Dan ingat, tidak perlu mencari penggunaan semua alat di platform sekaligus. Kembangkan rencana bertahap, berikan banyak waktu untuk penyesuaian.
Sebagai tambahan, pikirkan fitur yang bisa universal dan mudah diterapkan sebagai langkah pertama untuk institusi Anda. Anda tidak perlu mencari sistem yang sarat akan fitur di awal atau selama migrasi berjalan. Cukup informasikan bagian-bagian penting yang ada pada sistem baru Anda agar semua yang terlibat lebih mudah untuk memahami nilai dari sistem tersebut.
Ilustrasi (c) Unsplash.com